Hoe onze machines soepel blijven draaien

Onze machines

Onze klanten helpen en ons bezighouden met de écht leuke dingen. Klinkt goed, toch? Maar net zoals voor iedereen, is het voor ons bij stimulon ook belangrijk dat we slim met onze tijd omgaan. Zes maanden geleden hebben we een rebranding doorgevoerd die extern duidelijk zichtbaar is. Maar achter de schermen werken we minstens zo hard aan interne optimalisatie. Zoals in onze oude sigarenfabriek, waar historie en innovatie hand in hand gaan, zorgen we ervoor dat alles van binnen op rolletjes loopt. Een solide basis is voor ons essentieel. Als projectmanager en marketingstrateeg zie ik bij stimulon dat de omvang van onze projecten snel groeit. Daarmee groeit ook het belang van projectmanagement. Het werkt toch een stuk fijner wanneer we overzicht hebben. En niet minder belangrijk, ook inzicht. Bij stimulon gebruiken we hiervoor Monday, een projectmanagement programma dat ons helpt om onze projecten goed te organiseren en te managen. Maar wat betekent dat precies? Wat hebben we écht nodig om ons proces te optimaliseren en de juiste inzichten te verkrijgen? En, misschien nog belangrijker, hoe kunnen we hiermee ons bedrijf verbeteren?

De motor van Stimulon

De motor van stimulon In het begin dachten we dat we ons projectmanagement prima op orde hadden. We hadden een structuur, werkten met deadlines, en hadden een goed overzicht van de voortgang. Maar er is natuurlijk altijd ruimte voor verbetering. Zo verandert ook de vraag bij de klant. En lopen onze projecten nooit helemaal hetzelfde. Iets wat ons werk juist leuk en uitdagend maakt. Dit is dan misschien ook wel een proces dat nooit stopt; er is altijd wel iets dat handiger of beter kan. Door te blijven ontwikkelen in Monday zal ook onze dienstverlening steeds verbeteren. Zowel voor ons als de klant is het belangrijk om inzicht te hebben in het proces. Transparantie is een van de kernwaarden van stimulon, en omdat we vaak op maandelijkse basis werken, vinden we het belangrijk dat de klant precies weet waar de uren naartoe gaan. Dit helpt ons bij het managen van verwachtingen, zodat de klant altijd weet wat hij of zij van ons kan verwachten. Miro als Centrale Hub Monday is vooral gericht op inzichten van onze projecten gericht op data. Minstens net zo belangrijk is de daadwerkelijke uitwerking van onze projecten. Daarom gebruiken we bij stimulon ook Miro, een tool die ons helpt om alle werkzaamheden en bestanden van onze projecten op één centrale plek samen te brengen. Hierdoor kunnen we de status van het project in een oogopslag bekijken. Het fungeert als de ‘enige waarheid’ als het gaat om projectstatussen, wat de communicatie en samenwerking binnen ons team een stuk makkelijker maakt. Door Miro en Monday te integreren, kunnen we taken in Monday eenvoudig toewijzen aan teamleden. Dit zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. Miro helpt ons ook om ons online archief schoon en georganiseerd te houden, doordat we alle projectbestanden op één plek kunnen bewaren. Oftewel geen chaos maar overzicht.

Hoe draait jullie machine?